У цій статті: чи є сенс у відвідуванні виставок; план відвідування виставки; ділимо учасників на групи; особисті цілі відвідування і питання до експонентам; з чим піти на виставку; як заощадити час і сили при відвідуванні стендів.
- Переваги будівельної виставки
- За місяць до початку виставки
- За тиждень до виставки
- День відвідування виставки
- На завершення
Павільйони виставки багатолюдні і рясніють яскравими стендами, експоненти яких зробили все можливе, щоб привернути увагу відвідувачів. А публіки на виставці багато — представники будівельних компаній, торговельних мереж, засобів масової інформації, житлово-комунального господарства і т. д. В метушні дуже просто забути мету свого прибуття на виставку матеріалів для ремонту та оздоблення, так і не відвідавши стенди тих компаній, які вкрай необхідні. Даний матеріал допоможе вам не просто побувати на виставці, але і витягти з цього відвідування максимальну користь — будівельна виставка обширна, обійти її повністю і отримати при цьому максимум інформації досить складно.
Переваги будівельної виставки
А навіщо взагалі ходити на виставки, якщо інформацію про те чи іншому будівельному матеріалі можна дізнатися із спеціалізованих каталогів, журналів та інтернет-видань?
Виставка — єдина можливість прямого контакту з представниками виробників будматеріалів і постачальників послуг у цій сфері, фізично присутніх на одній площі і за однією адресою. Будь-які інші джерела інформації про будівельних матеріалах носять виражений рекламний характер, а знеособлені онлайн-консультанти на сайтах будматеріалів (в основному — посередницьких) не здатні відповісти на специфічні питання, оскільки не володіють інформацією в повній мірі. Для найбільших компаній з галузі будівельної індустрії участь у виставці служить не тільки для підтримки іміджу — це рідкісна можливість спілкування з клієнтами, тому на їх стендах присутній фахівці-технологи, здатні аргументовано відповісти на каверзні питання щодо продукції та послуг.
У кожному новому виставковому сезоні експоненти демонструють відвідувачам свої останні розробки в області будівельних матеріалів, технологій, обладнання і інструментів. При цьому можна не тільки побачити новинки, але і на місці вирішити питання щодо їх придбання з безпосередніми виробниками, минаючи розгалужену ланцюжок посередників, домовитися про підготовку своїх співробітників за даною технологією.
Проте недостатньо просто побувати на будівельній виставці і побіжно оглянути стенди представлених експонентів, задавши при нагоді пару-трійку питань і зібравши купу буклетів і проспектів — потрібно готуватися до відвідування не менш ретельно, ніж власникам виставкових стендів.
За місяць до початку виставки
Визначтеся з вашими особистими цілями відвідування виставки, запишіть їх — оптимальним буде вибрати від трьох до п’яти цілей, не більше. Важлива правильна формулювання цілей, вони не повинні бути якимись туманними — наприклад, «огляд виставлених експонентами новинок» в якості мети не годиться, а «знайти високопродуктивну машину для шліфування паркету за прийнятною вартістю (вказати діапазон ціни)» підходить відмінно.
Приблизно до цього часу організатори виставки опублікують список експонентів в пресі або на спеціалізованому сайті, де, зокрема, будуть описані позиції стендів компаній. Виходячи з цього списку, ви зможете уважно вивчити учасників виставки, визначити для себе кілька груп: до першої будуть стенди, відвідати які вкрай необхідно; у другій — ті експоненти, яких бажано відвідати; у третій — стенди, побувати на яких можна буде в тому випадку, якщо залишиться час.. Позиції експонентів у списку груп визначаються згідно з цілями відвідування виставки — чим великим цілям відповідає кандидатура даної компанії, тим вище її позиція в списку відвідування.
Перед побудовою списку першої групи проаналізуйте всіх учасників виставки і перейдіть мінімальний список найбільш важливих компаній, побувати на стендах яких потрібно в будь-якому випадку — це буде найбільш песимістичний сценарій. Потім виділіть експонентів у оптимістичний список — в ньому буде найбільше число стендів, які ви хотіли б відвідати. Поставте всі компанії з песимістичного списку початок першої групи відвідування, залишилися експонентів з оптимістичного списку — слідом за ними в першу групу і початок другої групи.
Якщо добра половина експонентів вам не знайома, складіть їх алфавітний список, знайдіть в інтернеті корпоративні сайти кожного і вивчіть, які акції і знижки пропонуються ними для відвідувачів виставки — чиї умови найбільш вигідні, до тих експонентам і варто йти. Занесіть таких експонентів в першу або другу групу в плані відвідування.
Підготуйте перелік важливих для вас питань (не менше трьох) до кожного експонента з першої та другої групи, кілька загальних питань для третьої групи. Врахуйте, що в умовах великого скупчення відвідувачів швидко сформулювати правильні питання до представників вакансій, що вас експонентів буде практично неможливо.
За тиждень до виставки
Зараз потрібно внести корективи в план відвідування виставки, деталізувати питання до експонентам, оцінити час, необхідний для відвідування кожного стенду та виставки в цілому. Ще раз оцініть компанії в кожній з трьох груп плану — поточні пріоритети могли змінитися. Подумки уявіть діалог з представниками експонентів, відмітьте приблизний час на спілкування. Врахуйте, що необхідний вам спеціаліст може бути зайнятий розмовою з іншими відвідувачами виставки або з якихось причин відсутні на момент відвідування — потрібно виділити додатковий час. Зв’яжіться з експонентами з першої групи складеного вами плану і домовтеся про зустріч на виставці в певний час.
На великих будівельних виставках проходить насичена ділова програма — семінари, ділові зустрічі та конференції. Отримати детальну програму заходів можна, зв’язавшись з організаторами виставки не пізніше, ніж за тиждень до її проведення. Вас цікавлять конференції можуть збігтися за часом проведення — необхідно заздалегідь визначити та інформувати своїх колег, на якій семінар підете ви, а на який вони повинні піти. При розподілі ділових зустрічей між колегами, враховуйте їх тематику та пріоритети інтересів — за підсумками відвідування виставки потрібно зібратися з колегами і підготувати зведений звіт, який стане підмогою в розвитку вашої компанії.
Підготуйте необхідну кількість візиток, в тому числі і на мовах вакансій, що вас експонентів. Неприпустима ситуація, при якій візитки закінчуються і ви змушені інформувати про це представників експонента — така відповідь може бути розцінений, як ваше небажання мати ділові стосунки з даною компанією, відповідно, корисну інформацію від них отримати не вдасться. Крім візиток експоненту знадобляться дані про вашу компанію — як мінімум, у вигляді невеликого буклету.
Вивчіть під’їзні маршрути до виставкових павільйонів, визначте декілька найбільш підходящих, інформуйте про це колег, які вирушать на виставку разом з вами. Якщо виставка проводиться в іншому місті — обов’язково придбайте карту цього міста в необхідних кількостях і розмітьте маршрут на ній.
Подбайте про доступ на територію виставки — зазвичай перший день її проведення розрахований на вузьке коло відвідувачів, щоб дозволити їм провести переговори з експонентами з меншими перешкодами. Щоб без труднощів пройти через пости охорони в перший виставковий дня, вам буде потрібно безкоштовне запрошення — зареєструєте його на стійки ресепшен і перейдете до здійснення заздалегідь підготовленого плану відвідування.
До речі, лише дістатися до павільйонів виставки з планом відвідування вакансій стендів і запрошенням буде мало — на пошук точного місця розташування чергового експонента, орієнтуючись тільки за загальним планом виставки, піде занадто багато цінного часу. Потрібно не тільки відзначити позиції експонентів на графічному плані, але і прокласти маршрути до них від входу в павільйон — намалюйте їх на вашому плані павільйону, скориставшись різнокольоровими маркерами і різним типом ліній. Ця проста міра дозволить багаторазово полегшити пошуки і провести час з користю.
День відвідування виставки
Перед поїздкою до місця проведення виставки переконайтеся, що не забули плани відвідування, взяли з собою достатню кількість візиток та буклетів, у вашому кейсі є ручки, блокнот, щоденник або ноутбук (планшетний ПК) з повністю зарядженим акумулятором. Обов’язково записуйте свої думки у процесі та за результатами проведених переговорів з представниками беруть участь у виставці компаній — відновити дану інформацію через добу після виставки буде непросто.
Слідуючи розробленим заздалегідь планом відвідування і послідовно відвідуючи стенди експонентів, не намагайтеся набрати якомога більше різноманітних проспектів, брошур і каталогів — тільки найбільш цінні з них. Інакше вже через якусь годину присутності у виставкових павільйонах ви будете завантажені паперовими матеріалами, обтяжливими подальші переміщення і заважають нормальній роботі з представниками експонентів. Намагайтеся отримати необхідну інформацію на електронних носіях — CD або DVD дисках, або домовитися з представниками експонентів про відправку матеріалів на вашу електронну поштову скриньку (зазвичай вони складають список таких розсилок на стенді).
Не витрачайте часу на надмірне сподівання, що цікавить вас, представника компанії, за словами стендовиків, отлучившегося «на кілька хвилин» — домовтеся про зустріч з ним до кінця виставкового дня або після закінчення виставки, залишивши свою візитку і отримавши натомість візитку даного фахівця. З метою полегшити виявлення стенду для повторного відвідування, позначте на плані примітні орієнтири — можливо, це буде помітний банер, плазмова панель з рекламою або форма розташованого поблизу стенду.
Увечері, після повернення з виставки після першого дня її відвідування, проведіть аналіз успішних і не відбулися зустрічей, внесіть корективи в списки груп. Оцініть, що потрібно переглянути при відвідуванні виставкових павільйонів завтра, детально обміркуйте майбутні діалоги з фахівцями компаній-експонентів.
На завершення
Планування, предваряющее відвідування виставки, допоможе провести час на виставці з максимальною користю для справи, додасть впевненості під час лавірування між стендами, привабливими увагу відвідувачів. Розрахунок на якусь удачу — спонтанну зустріч з потрібним спеціалістом або вигідним виробником будматеріалів — неефективне заняття.
